導入事例１

導入のきっかけ

　私が勤める編集プロダクションＫでは,社内の情報共有にWikiを活用しています.社員が企画を立案する際の情報収集所として,総務から社員へのお知らせを掲載する社内報に,また,各プロジェクトごとに議事録やスケジュールをまとめる場所としてもWikiが利用されてきました.いずれも閉じられたイントラネットでの運用ですが,機会さえあれば社外の人にもWikiを公開し,利用してもらえたら便利なのにと思っていました.

　そんなある日,取引先の企業から,「雑誌の校正で使う用語集をWebで一元管理できないか？」という相談を受けました.用語集というのは,表記を統一するためにまとめられた文書で,これまでは編集責任者がExcelで作成したものを,各自が出力して利用していたのです.新しい用語が追加されたり変更があったときは,更新したExcelファイルを関係者全員に配布し直す必要があり,管理の負担になっていました. 　この用語集をWebで閲覧できるようにすれば,常に最新の用語集を共有でき,どこにいても校正することができます.最初はExcelのファイルをそのままアップロードすることも考えましたが,HTMLに落とし込めばより使いやすくなります.さらに,Wikiを使えばHTML化の作業が大幅に軽減され,その後の更新もしやすくなると閃きました.

Wikiの設置

　用語集を管理している編集責任者に「用語集にWikiを使いたいけどけど,どう思う？」と聞くと,「それはいいね」という返事.「どんな感じになるか,作ってみて」と言われ,早速試作品を作成することにしました. 　Wikiアプリケーションには,サイドメニューを設定できるWikiの中からHikiを選びました.サイドメニューに索引メニューを配置し,各ページの移動を楽にしたかったからです.また,索引メニューの上に検索ボックスを設置して,どのページからでもWiki内を検索できるようにしました.Hikiでは,プラグイン“search.rb”を使用することで任意の場所に検索ボックスを設置できます. 　サイドメニューの編集が完了したら,次は用語集本体の作成です.Wikiではコロンを文頭におき,

:用語1:解説1
:用語2:解説2
:用語3:解説3

という形式で用語解説を記述します.それぞれの用語はExcelで管理されていたので,タブ区切りのテキストに保存した後,一括置換でWiki用の記法に変換しました.このようにして,600語近くあった用語は１時間足らずでWikiに移行完了しました.

「Excelで管理されていた用語集」(図：excel.bmp) ※タイトルバーのファイル名にマスクをお願いします

要望と対策

　ひととおり用語集のWikiが使えるようになったので,編集責任者に見てもらって感想を聞きました.すると,２つの要望が出てきました.

1.他の人に勝手に編集されると困るから,責任者だけが編集できるようにしたい 2.いつ,どんな用語の変更があったか,履歴を残したい

　１についてはページの凍結機能を使い,管理者パスワードを入れないとページを編集できないようにしました.誰でも自由に編集できるのがWikiの特徴ではありますが,ページを凍結して管理者パスワードを渡すことで,特定の人だけに編集権限を与えるとことが可能です.実際には既存ページの編集ができなくなるだけで,誰でも新規ページは作成できてしまうのですが,今回のケースのように利用者が限られたWikiの場合はこれで充分でしょう. 　２については,各ページの差分を見てもらうことで対応しました.Hikiのデフォルトでは,最後に更新した１回分の差分しか確認できませんが,プラグイン（注1）を利用することで複数の世代にわたって差分表示できるようになります. 　 注1）“cvs.rb(データをCVSで管理するプラグイン)”と“history.rb（CVSの編集履歴を表示するプラグイン）”

Wikiの公開

　以上の対策が終了したので,いよいよ公開することになりました.Wikiには関係者だけがアクセスできるよう認証をかけ,メールでURLを通知します. 　反応は予想以上でした.取引先からは,「これなら自宅からでも校正作業ができて便利ですね」と喜んでもらえ,社内からも「検索までできるのがいい」と評価をいただきました.特に,なんとなく設置した検索ボックスが,実際に使ってみて非常に便利なことが分かりました.Hikiでは検索結果にマッチした一行を表示するので,わざわざリンク先に飛ばなくても

:用語:解説

の一行を確認することができるのです.調べたい用語を続けて検索できれば,校正の効率が格段にアップします. 　私の方は最小限の作業と工夫で,みんなが便利に使える用語集が完成しました.こんな素晴らしいアプリケーションを作ってくださったWikiの作成者にあらためて感謝します.

「完成した用語集Wiki」(図：yougo.bmp) ※アドレス欄のURLとタイトル内『サーイ・イサラ』(2箇所)にマスクをお願いします

おわりに

　今回使用したHikiには,検索フォームを設置する“search.rb”のほかにも豊富なプラグインが用意されており,必要に応じて機能を拡張できます.特に業務でWikiを活用する際は,「ファイルを添付したい」「カレンダーを表示したい」「ページをPDFに変換したい」……等々,様々な要望が出てくるでしょう.そんなとき,プラグイン機能を備えたWikiなら柔軟に対応することができます.また,既存の機能だけでも,解決できる名案がないかどうか考えるのも,Wiki運用者の腕の見せどころです.

なおこです。

導入事例の原稿をアップいたしました。
http://qwik.jp/wikibana-gihyo/WSE03CASE1.html

図面については、馮さま宛にメールいたします。
ご確認よろしくお願いします。

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なおこ <naoko@u... >
http://www.undefine.to/~naoko/tdiary/
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技術評論社の馮です．
お世話になっております．

>なおこです。
>
>導入事例の原稿をアップいたしました。
>http://qwik.jp/wikibana-gihyo/WSE03CASE1.html

なおこ様，wiki導入事例記事のご入稿ありがとうございます．
たしかに受け取りました．
内容拝見しましたところ，とくに問題ございません．
なお，細かな部分の言い回しの調整，見出しなどについては，
編集時に改めて検討／追加／ご相談させていただくかもしれません．

>図面については、馮さま宛にメールいたします。
>ご確認よろしくお願いします。

こちらも別途受け取りました．ありがとうございます．

よろしくお願いいたします．

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FUON Tomihisa
(Software Design & Web Site Expert)

なおこです。

GW中バタバタしていたため、〆切日を過ぎてしまいました。
申し訳ありません。

[WSE#3]導入事例１の原稿を修正いたしましたのでご確認ください。
http://qwik.jp/wikibana-gihyo/WSE03CASE1.html

よろしくお願いいたします。

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なおこ <naoko@u... >
http://www.undefine.to/~naoko/tdiary/
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